El manual en vídeo
Lo mismo que cuenta este manual, pero enseñado en pantalla: seis minutos. Si prefieres leerlo, sigue bajando.
Antes de empezar
Signatus Pólizas hace en segundos lo que hasta ahora llevaba una tarde: sellar y numerar una póliza. Le das un PDF, elige él dónde va cada sello, escribe el número de hoja en cada cajetín y te devuelve el documento terminado.
La diferencia de fondo con el método de siempre no es la comodidad: es el peso del archivo. El camino antiguo era imprimir la póliza, pasarla a firma, sellar a mano, escribir los números a bolígrafo, escanearlo todo y borrar las firmas en un editor para sustituirlas por los sellos de «sigue la firma». El resultado era un escaneado de varios megas — y SIGNO solo admite subir hasta 5 MB, con lo que las pólizas largas no entraban.
Aquí se trabaja directamente sobre el PDF limpio, tal como llega del banco. El resultado se ve igual — los mismos sellos, la misma numeración — pero pesa unos pocos cientos de KB, se sube a SIGNO sin pelearse con el límite y se envía por correo sin pensarlo.
Un escaneado es una foto de cada página. Aquí no hay foto: el texto de la póliza sigue siendo texto, y lo único que se añade son los sellos. Por eso una póliza de 40 páginas puede quedarse en 500 KB donde el escaneado pesaba 5 MB.
Instalarlo
El instalador se descarga desde la sección de informática de la web de la notaría. Se pide con un formulario — NOTARIA DE: y Correo: — y el enlace llega al correo. Solo entran correos de dominios notariales (@despacho.notariado.org, @notariado.org, @correonotarial.org).
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Abre el enlace del correo y descarga el instalador.
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Ejecútalo. No pide contraseña de administrador: instala solo para tu usuario.
Al terminar tendrás Signatus Pólizas en el escritorio y en el menú Inicio.
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Si lo quieres en la barra de tareas: abre el programa, clic derecho sobre su icono en la barra y Anclar a la barra de tareas. Windows no deja que el instalador lo haga por ti.
La primera vez que ejecutes el instalador, Windows puede mostrar «Windows protegió tu PC». Es normal en programas nuevos sin firma comercial. Pulsa Más información y luego Ejecutar de todos modos.
Todo el trabajo ocurre en tu ordenador: ningún documento sale de él ni se envía a internet. Y tus sellos y documentos guardados sobreviven a las actualizaciones — instalar una versión nueva encima no borra nada.
Las dos pantallas
El programa entero son dos pantallas. La principal, donde vives el 90% del tiempo: tus sellos a la izquierda, la zona de sellar en el centro y los resultados debajo. Y el editor, que se abre solo cuando hay que tocar algo a mano: mover un sello, escribir un texto, anexar un documento.
Regla general del programa: nada se pierde por probar. Sellar no toca tu PDF original — siempre trabaja sobre una copia — y casi todo lo del editor se puede deshacer. Lo poco que no tiene vuelta atrás avisa antes.
Crear tu sello
Es lo primero, y se hace una sola vez: el sello se queda guardado para siempre. Pulsa Nuevo sello notarial, arriba a la izquierda.
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Escribe el Nombre del notario/a y la Localidad tal como quieres que salgan en el círculo del sello.
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Elige Color y Separador — el guion, punto o estrella que separa el nombre de la localidad. Mira la vista previa hasta que quede como quieres.
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Genera los dos productos del formulario: el sello redondo y el sello con cajetín. El siguiente apartado explica por qué son dos.
El sello redondo es el de toda la vida: el círculo solo, en dos tamaños (3,0 o 3,8 cm). Sirve para colocarlo a mano donde haga falta desde el editor.
El sello con cajetín
El segundo producto del formulario es el importante para el día a día: tu sello redondo en pequeño, pegado a un recuadro que dice «Hoja número». Ese recuadro es donde el programa escribe el número de página él solo, al sellar. Es el equivalente exacto del cajetín que se estampaba a mano y se rellenaba a bolígrafo.
El sellado automático usa el sello marcado como activo en la biblioteca. Haz clic en la tarjeta del sello con cajetín para activarlo. Si activas el redondo por error, sellará el círculo… sin cajetín y sin numeración.
La biblioteca de sellos
Todo lo que generes o añadas vive en Mis sellos, en la columna izquierda. Cada tarjeta tiene un menú de tres puntos con Exportar como imagen, Editar y Eliminar. El orden se cambia arrastrando las tarjetas con el ratón.
Sellos de texto
Con Sello de texto creas los letreros que antes eran sellos de caucho: «SIGUE LA FIRMA», «SIGUEN LAS FIRMAS», el de sellado y firmado del notario, el de corretaje… Eliges letra, tamaño, negrita y color (negro, azul tinta o rojo), y quedan en la biblioteca listos para colocarlos desde el editor.
Un sello de texto puede llevar campos entre llaves, como
CORRETAJE {importe} €. Al colocarlo, el programa
pregunta el valor y lo sustituye. Un solo sello de corretaje
sirve así para todos los importes.
Sellos en imagen
Añadir sello PNG incorpora cualquier sello que ya tengas como imagen. Debe ser un PNG con fondo transparente, para que no tape el texto de la póliza con un rectángulo blanco.
Borrar un sello de la biblioteca es definitivo. No afecta a los documentos ya sellados — cada documento guarda su propia copia — pero el sello desaparece de la lista. Si era el notarial, tendrías que volver a generarlo.
Cargar la póliza
Arrastra el PDF a la zona grande — Arrastra y suelta tu PDF aquí — o pulsa Seleccionar archivo y búscalo. El archivo aparece en la lista de debajo con su nombre y su peso.
Puedes cargar varios a la vez: cada uno se sellará por separado, en el orden de la lista. La ✕ quita uno; Quitar todos, todos. El lápiz abre ese PDF directamente en el editor, sin sellarlo.
Todo el ahorro de peso viene de trabajar sobre el PDF limpio y original. Si sellas un documento que ya es un escaneado, saldrá sellado igual… pero seguirá pesando sus megas. El archivo bueno es el que te llega del banco, tal cual.
Qué páginas se sellan
En el panel Páginas a sellar, a la izquierda. Por defecto está marcado Impares, que es lo habitual: en una póliza impresa a doble cara se sella y numera una sola cara de cada hoja.
- Impares — lo normal. Páginas 1, 3, 5…
- Pares — para documentos montados al revés.
- Todas las páginas — cada página lleva sello.
- Todas menos la última — útil cuando la última es una hoja de firmas que no se numera.
- Páginas personalizadas — escribes exactamente cuáles:
1-3, 5, 8-10.
El número por el que empieza
Primera hoja número es el número que se escribe en el primer cajetín; a partir de ahí cuenta solo. Se cambia cuando continúas la numeración de un documento anterior.
Numeración continua entre documentos hace que, al sellar varios PDF de una tanda, el segundo continúe donde acabó el primero en vez de volver a empezar en 1. Arranca siempre desmarcada: es para el caso concreto de la póliza en varios archivos, que tiene su propio apartado más abajo.
Dónde cae el sello
El desplegable que hay justo antes de Sellar documento decide la posición del sello en la página. Tiene dos modos.
Posición automática
El programa examina el texto de cada página, busca un hueco libre abajo a la derecha y desplaza el sello hacia la izquierda si hace falta. Protege siempre el pie «Página X de Y» del banco: antes tapa un trozo de párrafo que un número de página.
Por banco: siempre en el mismo sitio
Cada banco usa un modelo estándar de póliza, así que su hueco bueno es siempre el mismo. Eligiendo el banco, el sello va a posición fija: el borde derecho del cajetín a los milímetros indicados del borde derecho de la hoja, y la parte de abajo del sello a 2 mm del borde inferior. Sin sorpresas y sin que ningún sello «se mueva» de una página a otra.
| Banco | Distancia al borde derecho |
|---|---|
| Abanca | 15 mm |
| Afigal | 30 mm |
| BBVA | 30 mm |
| Sabadell | 25 mm |
| Caixabank | 25 mm |
| Santander | 5 mm (variante: 40 mm) |
| Iberaval | 40 mm |
| Unicaja | 35 mm |
| Otro banco / a medida | La que tú escribas, de 1 a 99 mm |
Si llega un banco que no está en la lista, elige Otro banco / a medida… y escribe los milímetros. Mide en una póliza ya intervenida de ese banco la distancia del borde derecho del cajetín al borde de la hoja, y ese es el número. El programa recuerda tu última elección.
Sellar y descargar
Con el sello del cajetín activo, el PDF cargado y las opciones a tu gusto, pulsa Sellar documento. En unos segundos aparece la tarjeta verde del resultado.
Debajo de cada resultado, Detalle por página despliega qué pasó en cada una: «limpio» si el sello cayó en hueco libre, «posición fija» si sellaste por banco, «solape tolerado» si tuvo que pisar un poco de párrafo para no tapar el número de página.
Si una página sale en rojo con «sin pie de paginación», es que en ella no se encontró el «Página X de Y» del banco. Pasa mucho en la última hoja, la de firmas. No es un error del sellado: es un aviso para que le eches un vistazo a esa página.
Sellar no modifica tu archivo original. Y el documento sellado queda además guardado en Últimos resultados, con sus sellos aún editables — de eso hablamos más abajo.
Pólizas en varios archivos
A veces la póliza llega partida: la principal en un PDF y uno o dos anexos en otros. Al final tiene que ser un solo documento, numerado de corrido. El orden correcto de las operaciones importa, y el programa lo lleva de la mano:
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Carga los archivos en su orden: primero la principal, luego los anexos.
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Marca Numeración continua entre documentos.
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Pulsa Sellar documento. Cada archivo se sella por separado — sus páginas impares son sus impares — y la numeración corre del uno al siguiente.
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Cuando terminan, se enciende Unir sellados en un PDF, junto a Quitar todos. Púlsalo y tendrás la tarjeta del documento unido.
En papel, un documento de 5 páginas ocupa 3 hojas — y la cara de atrás de la última hoja existe, en blanco. Si unieras los PDF antes de sellar, esa cara desaparecería y los impares del segundo documento ya no cuadrarían con el papel real. Por eso el programa sella primero y une después, añadiendo él mismo esa página en blanco donde toca.
Abrir el editor
El editor se abre desde Abrir en editor — en un resultado recién sellado, en un archivo de la lista (el lápiz) o en cualquier documento de Últimos resultados. Ocupa toda la ventana: el documento en grande y una barra de herramientas arriba.
Lo importante: al abrir un documento sellado, sus sellos siguen siendo objetos, no tinta fundida con la página. Puedes seleccionarlos, moverlos o borrarlos uno a uno, aunque hayas cerrado el programa entre medias.
Moverse por el documento
Páginas
Las flechas ◀ y ▶ cambian de página, igual que las flechas del teclado. Para saltar lejos, escribe el número en el indicador y pulsa Enter. El documento también se recorre con el scroll, como una tira continua.
Zoom
− y + acercan y alejan; también funciona Ctrl + rueda del ratón, como en cualquier visor. Ajustar encaja la página completa en la pantalla, para verla entera de un vistazo.
Deshacer
↶ y ↷ — o Ctrl+Z y Ctrl+Y — deshacen y rehacen cualquier inserción, movimiento o borrado. La tecla Supr elimina el elemento seleccionado.
Escribir sobre la póliza
Con la herramienta T Texto activa, haz clic donde quieras escribir — o dibuja un recuadro arrastrando, si quieres fijar el ancho. Escribe, y haz clic fuera para confirmar.
- Letra Helvetica, Times o Courier, con el tamaño que elijas.
- Negrita y cursiva se aplican a lo que tengas seleccionado dentro del cuadro, no a todo el bloque: puedes poner en negrita una sola palabra.
- Alineación izquierda, centrada, derecha o justificada.
- Color negro, azul tinta o rojo.
Un texto ya colocado se recoloca arrastrándolo, se redimensiona por las esquinas y se reedita con doble clic. La herramienta se queda activa hasta que cambies a otra o pulses Escape, así que puedes colocar varios textos seguidos.
Sellos, firmas y corretaje
Con la herramienta ◉ Sello eliges en el desplegable cuál de tus sellos colocar y haces clic donde va. La cruz del cursor marca la esquina inferior izquierda de lo que se inserta.
Aquí es donde se termina el trabajo que antes era de caucho y bolígrafo, con los sellos de texto de tu biblioteca:
- «SIGUE LA FIRMA» donde firmaba cada prestatario o apoderado.
- El de sellado y firmado del notario, donde iba su firma.
- El de corretaje — al colocarlo pregunta el importe y lo escribe.
- Tu sello redondo, donde haga falta.
El objeto que hay bajo el cursor siempre tiene prioridad: encima de un sello, el clic lo selecciona y arrastra, no inserta otro. Para insertar algo nuevo, empieza el gesto en zona libre de la página.
Quitar páginas y página en blanco
Quitar páginas
Cada página tiene una casilla en su esquina. Marca las que sobren y pulsa Eliminar páginas. No es destructivo: la página no se destruye, simplemente deja de mostrarse y de salir en el PDF exportado — y se puede deshacer con Ctrl+Z.
Si eliminas una página que ya estaba sellada y numerada, los números de las demás no se renumeran. El orden bueno es: primero dejar el documento como debe quedar, después sellar.
Insertar una página en blanco
Página en blanco pregunta después de qué página la quieres — por defecto, al final; con un 0, al principio — y la inserta del mismo tamaño que su vecina. Sirve, por ejemplo, para dejar sitio a una diligencia manuscrita o cuadrar las caras de una copia.
Anexar otro PDF
Anexar PDF pega otro documento entero a este: Al final del documento o Delante del todo. Es la pieza clave para montar la póliza completa, como verás en el circuito con SIGNO.
Todo lo que ya tenías colocado — sellos, textos, numeración — viaja con su página, aunque anexes por delante. Y quitar el último anexo también recoloca todo en su sitio.
La copia en escala de grises
Escala de grises crea una copia del documento con todo en gris, como una fotocopia — el uso típico: anexarla dentro de otra póliza como copia de un documento. El original se queda como está.
La conversión respeta el texto: sigue siendo texto nítido, no una foto borrosa, y el archivo no engorda — muchas veces incluso adelgaza, porque el color pesa más que el gris. Es el mismo resultado que da la conversión de colores de los programas profesionales de PDF.
En la copia gris, los sellos y textos quedan fundidos con el documento: ya no son objetos que se puedan mover. Por eso se hace sobre una copia — el documento original conserva sus sellos editables en Últimos resultados.
Guardar, imprimir, exportar
Tres botones al final de la barra, y no son lo mismo:
- Guardar guarda el proyecto: el documento con sus sellos aún editables, en Últimos resultados. Es tu borrador de trabajo.
- Imprimir manda el documento terminado a la impresora, con todo aplicado, sin salir del programa.
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Exportar PDF genera el archivo
final — el que se sube a SIGNO o se envía. Se descarga
con el nombre del documento terminado en
_final.pdf.
Lo que se envía fuera es siempre el PDF exportado. El proyecto guardado solo existe dentro del programa. Si haces cambios y cierras sin guardar, el editor te avisa antes de salir.
El circuito con SIGNO
Así encaja todo el programa en el trámite completo de una póliza, de principio a fin:
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Sella y numera la póliza limpia del banco, como se ha visto. Retoca en el editor lo que haga falta — sigue la firma, corretaje, sellado y firmado — y Exportar PDF.
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Sube ese PDF a SIGNO para devolver la copia al banco. Como pesa unos KB, entra sin pelear con el límite de 5 MB.
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SIGNO te devuelve la diligencia del Protocolo Electrónico. Por otro lado tienes la intervención — el texto con prestatarios, apoderados y demás — pasada a PDF.
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Abre la póliza sellada en el editor y usa Anexar PDF → Al final del documento para pegar detrás la intervención con su diligencia.
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Exportar PDF. Eso es la póliza completa e intervenida: lista para enviar, imprimir y guardar. El expediente, terminado del todo.
Últimos resultados
Cada documento que sellas o guardas desde el editor queda en el panel Últimos resultados, con sus páginas, sellos y tamaño. Y queda vivo: ábrelo mañana o dentro de un mes y sus sellos seguirán siendo editables.
El menú de tres puntos de cada uno permite descargarlo de nuevo o eliminarlo. Quitar todos vacía el panel.
Eliminar un documento de Últimos resultados borra su proyecto editable para siempre. Los PDF que ya hayas descargado o exportado no se tocan — están fuera del programa — pero la versión con sellos móviles se pierde. Descarga antes de limpiar.
Cinco reglas
Si te quedas solo con esto, ya vas servido.
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Sella el PDF limpio, nunca un escaneo.
Todo el ahorro de peso está ahí. El archivo bueno es el que llega del banco, sin imprimir ni escanear nada.
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El sello activo es el del cajetín.
Es el único que numera. Si el resultado sale sin números de hoja, casi seguro que tenías activo el redondo.
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Si el sello cae mal, elige el banco.
No muevas sellos a mano página a página: con la posición por banco van todos al hueco bueno, siempre al mismo sitio.
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Con varios archivos: sellar primero, unir después.
Numeración continua, sellar, y el botón de unir. Él añade las páginas en blanco que el papel real tendría.
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Guardar no es exportar.
Lo que se sube a SIGNO o se envía es el PDF de Exportar PDF. Lo guardado es tu borrador editable dentro del programa.
Si algo falla
Windows no me deja instalarlo
El aviso azul «Windows protegió tu PC» se pasa con Más información → Ejecutar de todos modos. Si es el antivirus de la notaría el que bloquea la descarga, llama al 981 552 153 y te lo hacemos llegar de otra forma.
El resultado sale sin números en el cajetín
El sello activo era el redondo, no el del cajetín. Haz clic en la tarjeta del sello con cajetín en Mis sellos y vuelve a sellar.
El sello tapa texto o cae torcido
Estás en posición automática con una plantilla difícil. Elige el banco en el desplegable de posición — o Otro banco / a medida… con los milímetros medidos de una póliza intervenida de ese banco.
El PDF sellado pesa varios megas
El documento de partida era un escaneado. El sellado no puede adelgazar una foto: consigue el PDF original del banco y sella ese.
En el detalle sale una fila roja
«Sin pie de paginación» significa que esa página no tiene el «Página X de Y» del banco — típico de la hoja de firmas. El sello se colocó igualmente; solo te pide un vistazo a esa página.
He cerrado el editor y no sé si perdí algo
Si había cambios sin guardar, el editor avisa antes de salir. Lo sellado queda siempre en Últimos resultados; entra ahí y compruébalo — verás la fecha y hora de cada documento.