Seguridad y protección de datos
Una notaría maneja documentos bajo secreto profesional. Antes de meter nada en un programa, lo razonable es preguntar dónde acaba. Esto es lo que hace cada uno.
Dos comportamientos distintos
Pólizas y Legítima — no salen de tu equipo
- Todo el procesado ocurre en el ordenador donde está instalado el programa.
- Ninguna póliza, ningún DNI, ningún pasaporte y ninguna firma se suben a ningún sitio.
- No hay cuenta de usuario, no hay nube y no hay terceros.
- Funcionan enteros sin conexión a internet.
- Los ficheros que generan se guardan donde tú decidas, en tu propio disco o en tu red.
Agenda y Control Horario — viven en un servidor
- Son herramientas compartidas por todo el despacho: tienen que estar en algún sitio común.
- Cada notaría tiene su espacio completamente separado del de las demás.
- Se entra con usuario y contraseña, y cada persona ve lo que le corresponde por su papel.
- Las acciones importantes quedan registradas con quién las hizo y cuándo.
Quién responde de qué
En los dos programas en la nube, los datos que se introducen (citas, clientes, empleados, fichajes) son datos de la notaría, no nuestros.
La notaría es la responsable
Es quien decide qué datos se meten, para qué se usan y cuánto tiempo se conservan. Y es a quien se dirigen sus clientes y sus empleados para ejercer sus derechos.
IPSE Design es el encargado
Tratamos esos datos únicamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de la notaría, y no los usamos para ninguna otra cosa.
Con su contrato por escrito
Esa relación se firma en un contrato de encargo del tratamiento, el que exige el artículo 28 del RGPD. Se entrega al contratar.
El registro de jornada, aparte
El Control Horario tiene una exigencia añadida: sus datos son prueba ante la Inspección de Trabajo, así que se protegen de forma distinta.
La hora la pone el servidor
Nunca el reloj del móvil o del ordenador de cada persona. Es lo que impide que un fichaje se apunte con una hora que no es.
Nada se borra ni se reescribe
Una corrección crea un registro nuevo, con su motivo y su aprobación. El fichaje original se queda debajo, intacto.
Integridad comprobable
Cada fichaje lleva su huella criptográfica, de modo que se puede demostrar que la serie no se ha alterado después.
Copias que se prueban
Diarias, mensuales y anuales — y verificadas restaurándolas de verdad, no dando por hecho que funcionan.
Cuatro años de conservación
El plazo legal va incluido en el precio y no depende de que nadie se acuerde de archivar nada.
Panel de cumplimiento
Quien lleva el despacho ve en todo momento si el registro está completo y si las copias están al día.
Esta web
Pendiente de completar
Todavía faltan aquí, y se publicarán antes del lanzamiento:
- El proveedor y la ubicación exacta de los centros de datos donde se alojan la Agenda y el Control Horario, con el régimen legal que les aplica.
- El contrato de encargo del tratamiento, para descargar y revisar antes de contratar.
- La lista de subencargados.
- Los plazos de conservación y de borrado al terminar el servicio.
Si necesitas cualquiera de estos datos antes, pídenoslos y te los damos.